Pred kakršnimkoli posegom v zgodovinske orgle, kot je obnova, razširitev, selitev ali odstranitev, restavriranje v izvirno stanje, repliciranje ali zgolj raziskovanje, je treba inštrument temeljito strokovno pregledati in sistematično popisati. S pridobljenimi podatki ne pridobimo samo objektivnega vpogleda v trenutno stanje in zmogljivosti orgel ter njihove okolice, ampak z njimi zmoremo inštrument tudi ovrednotiti, načrtovati ustrezne rešitve ter se lažje in argumentirano odločiti za potrebne ukrepe v dani situaciji.
Strokovni elaborat, ki je rezultat dokumentiranja, je kot osebna izkaznica inštrumenta. Vključuje pomembne strukturirane podatke široke palete meritev, popis posebnosti in bogat slikovni material.
Pri Organistici smo razvili sistematičen in strukturiran postopek dokumentiranja orgel, ki omogoča zbiranje podatkov in informacij o orglah, ki lahko služijo kot empirična podlaga za kasnejše primerjalne študije konstrukcije in tehnike izdelave inštrumenta.
Pomembna prednost našega pristopa je postopek dokumentiranja, ki izdelovalcem orgel in organologom omogoča študije inštrumenta in eventualno njegovo rekonstrukcijo neposredno iz pridobljene dokumentacije. S pomočjo dokumentacije je možno tudi oblikovanje temeljitega strokovnega programa ohranjanja in vzdrževanja vsakega instrumenta in s tem preprečevanja nastanka poškodb in okvar.
Postopek dokumentiranja ima tri faze.
- Priprava
- ogled inštrumenta na lokaciji
- ugotavljanje potreb po iskanju in študiju arhivskega gradiva
- priprava formularjev za izvedbo
- Izvedba
- meritve piščalnih menzur, mehov, sapnic, igralnikov, orgelskih omar …
- snemanje zvoka orgel
- podrobno sistematično fotografiranje inštrumenta in njegovih sestavnih delov
- Izdelava dokumentacije
- strukturirana ureditev zbranih podatkov
- izdelava elaborata
Dokumentiranje zgodovinskih orgel je pomemben prispevek k varstvu kulturne dediščine, saj pridobljena dokumentacija inštrument ščiti pred kasnejšimi neprofesionalnimi in včasih manj skrbnimi posegi. Informacije, zbrane v dokumentaciji, so nosilec zgodb iz preteklosti. Z njimi bodo bodoče generacije bolje razumele miselnost tedanjega časa, kako so naši predniki razmišljali in se odločali, kaj jim je bilo sveto in kaj lepo.